HostCasa
— Hospitality, Elevated.
El sistema operativo para operadores de renta vacacional y hospitalidad boutique de corto plazo. Todo bajo el mismo techo.
🏠 ¿Qué es HostCasa?
HostCasa es el sistema operativo para operadores de renta vacacional y hospitalidad boutique de corto plazo. No está diseñado para cadenas hoteleras — está diseñado para quienes operan con identidad propia.
No es un software genérico de property management. Es una plataforma diseñada para el operador que quiere correr una operación de alto nivel: un equipo coordinado, huéspedes con seguimiento real y propietarios que pueden ver el estado de su propiedad sin tener que preguntar nada.
La mayoría de los operadores trabajan hoy con una mezcla de hoja de cálculo + WhatsApp + channel manager + correos sueltos. Funciona, pero no escala y no se ve profesional. HostCasa reemplaza esa mezcla con un sistema que tiene estructura real.
🎯 ¿Para quién es HostCasa?
HostCasa tiene dos tipos de usuarios con perfiles y accesos distintos dentro del mismo sistema.
Quienes compran y usan la plataforma
- Property managers de villas privadas y residencias de lujo en renta vacacional
- Equipos de hospitalidad que manejan varias propiedades de alto nivel para distintos propietarios
- Administradores que quieren dar una experiencia ordenada y de alta confianza
Quienes usan la app del cliente
- Propietarios que quieren visibilidad sobre su propiedad sin estar encima del operador
- Huéspedes que quieren seguimiento de su reserva, confirmaciones y acceso a información clave sin depender de WhatsApp
🔄 El modelo: operador + cliente final
HostCasa opera en dos niveles simultáneos: el operador en el centro, y el cliente final conectado.
Nivel 1 — El operador en el centro
La plataforma principal la usa el equipo de operaciones. Desde aquí se gestiona todo: reservas, pagos, coordinación interna, documentos y la infraestructura digital de la operación.
Nivel 2 — El cliente final conectado
Los huéspedes y propietarios tienen acceso a su propia app para ver el estado de su reserva, pagos, y lo que importa de su estadía o propiedad — sin tener que llamar ni enviar mensajes.
📅 Guía de los primeros 7 días
El objetivo de tu primera semana es simple: que HostCasa refleje tu operación real y que tu equipo sepa exactamente dónde vive cada cosa.
- Entra al Lobby y configura el perfil de tu propiedad: nombre, tipo (villa, hotel boutique, residencia), dirección y datos clave.
- Sube una imagen de portada. Tu operación tiene identidad visual desde el primer día.
- Ajusta la zona horaria y moneda de trabajo.
- Ve a Studio y agrega a los miembros de tu equipo: gerente, recepción, housekeeping, mantenimiento.
- Asigna roles y permisos según quién necesita ver qué.
- Cada persona recibe una invitación directa y entra con su propio acceso.
- Entra al Lobby y registra las reservas que tienes activas o próximas.
- Asocia cada reserva a su huésped, fechas, monto y estatus de pago.
- Si tienes reservas en Airbnb, Booking u otras OTAs, regístralas aquí para tener visibilidad centralizada.
- Sube al Vault los accesos que tu equipo necesita: códigos de entrada, llaves digitales, contraseñas de Wi-Fi, credenciales de sistemas.
- Organiza por propiedad o por categoría.
- Decide quién tiene acceso a qué.
- Crea en Studio las tareas recurrentes de tu operación: limpieza post check-out, revisión de mantenimiento, reposición de amenities.
- Asígnalas a las personas correspondientes con fecha y prioridad.
- Invita a tus primeros clientes (propietarios o huéspedes) a descargarse la app.
- Configura qué información puede ver cada uno: estatus de reserva, pagos, actualizaciones de la propiedad.
- Recorre el Lobby completo: ¿refleja tu operación real?
- Pregunta a tu equipo: ¿saben cómo registrar una tarea o una reserva?
- Identifica qué flujo todavía vive en WhatsApp o en papel y muévelo a HostCasa.
⚙️ Configurar tu propiedad
La configuración inicial establece la base de toda tu operación en HostCasa.
Entra al Lobby → Configuración
Desde la pantalla principal accede al menú de configuración de la propiedad.
Completa el perfil
Nombre, tipo de propiedad, dirección, zona horaria y moneda. Agrega una imagen de portada.
Define las habitaciones o unidades
Si manejas varias unidades, créalas aquí para asociar reservas y tareas específicamente a cada una.
Personaliza la experiencia del cliente final
Define qué información verán tus huéspedes y propietarios en su app: logo, colores, mensaje de bienvenida.
👥 Invitar a tu equipo
Cada miembro entra con su propio acceso, su rol definido y visibilidad solo sobre lo que le corresponde.
Ve a Studio → Equipo
Desde la sección de equipo encontrarás la opción "Invitar miembro".
Ingresa el correo y asigna un rol
Roles disponibles: Administrador, Gerente de propiedad, Recepción, Housekeeping, Mantenimiento.
La persona recibe su invitación
Recibirá un correo con acceso directo. Una vez que acepta, ya aparece en tu equipo dentro de Studio.
🔗 Conectar tus reservas
HostCasa centraliza el estatus de todas tus reservas en el Lobby, independientemente de dónde provengan.
Opción A — Registro manual
Entra al Lobby, selecciona "Nueva reserva" y completa los datos. Recomendado para los primeros días mientras configuras el resto.
Opción B — Integración con OTAs
HostCasa permite conectar tus calendarios de Airbnb, Booking y otras plataformas para importar reservas automáticamente. Ve a Configuración → Integraciones.
📱 App del cliente final
La app del cliente es la cara que ven tus huéspedes y propietarios. Es parte de tu propuesta de valor como operador.
Ve a Lobby → Portal de clientes
Desde aquí generas el acceso para cada cliente.
Crea el perfil del cliente
Nombre, correo o teléfono, y tipo de acceso (huésped o propietario). Define qué información podrá ver.
El cliente recibe su invitación
Recibirá un enlace para descargar la app o acceder desde el navegador.
Lobby Tiempo real
Tu ventana de operación en tiempo real. El punto de entrada de tu operación diaria.
Si quieres saber qué está pasando en tu propiedad ahora mismo, el Lobby es tu primera pantalla. Está diseñado para la acción inmediata: ver, decidir, actuar.
Estatus en tiempo real de quién está hospedado y qué viene.
Quién pagó, cuánto y cuándo. Sin hojas de cálculo paralelas.
Comunicación centralizada con huéspedes y propietarios.
Studio Coordinación
Donde se coordina el trabajo detrás del telón. El espacio de trabajo operativo interno.
Todo lo que necesita coordinación entre tu equipo vive aquí, organizado y visible. El operador sabe una cosa, la limpieza sabe otra, el de mantenimiento ni se entera — en el Studio, ese problema desaparece.
| Función | Descripción |
|---|---|
| Tareas operativas | Crea, asigna y rastrea cualquier tarea del equipo: limpieza, mantenimiento, entregas, reposición. |
| Gestión de equipo | Miembros, roles y actividad dentro de la operación. |
| Visibilidad | Todos saben qué está pendiente, en curso y resuelto — sin que alguien tenga que "avisar". |
Vault Seguridad
Tu caja fuerte digital. Lo que no puede estar flotando en chats: llaves, credenciales, información sensible.
| Categoría | Qué guardas |
|---|---|
| Accesos físicos | Llaves, códigos de candado, combinaciones de caja fuerte, llaves digitales. |
| Credenciales digitales | Contraseñas de Wi-Fi, cerraduras inteligentes, sistemas de reservas, plataformas de pago. |
| Documentos sensibles | Contratos, datos de propietarios, información legal de la propiedad. |
Cloud Infraestructura
La infraestructura viva de tu operación. Gestión de dominios, despliegues e infraestructura en tiempo real.
| Función | Descripción |
|---|---|
| Gestión de dominios | Tu dominio, tu sitio web y tu canal directo de reservas desde un solo panel. |
| Infraestructura | Estado en tiempo real de los despliegues y sistemas conectados de tu operación. |
| Independencia técnica | Deja de depender de un desarrollador para saber si algo está caído. |
Concierge 24 / 7
Tu asistente de operaciones, activo 24/7. Monitorea tu operación, responde lo repetitivo y te avisa lo que importa — sin que tengas que estar presente.
El Concierge no es un chatbot genérico. Está entrenado en las operaciones específicas de tu propiedad y tiene acceso al contexto real de los cuatro módulos para darte respuestas que sirven.
📋 Cómo gestionar una reserva
Desde que una reserva entra hasta que el huésped hace check-out, todo el ciclo se gestiona desde el Lobby.
Crea o recibe la reserva en el Lobby
Registra manualmente o recibe la reserva de tu canal de origen. Asocia huésped, fechas y unidad.
Verifica el pago y confirma
Desde la vista de pagos confirma el depósito o anticipo. Actualiza el estatus a "Confirmada".
Crea las tareas asociadas en Studio
Genera las tareas de preparación: limpieza, revisión de la unidad, reposición de amenities.
Comparte el acceso con el huésped
Envía al huésped el acceso a su app con los datos de su reserva e instrucciones de llegada.
Cierra la reserva al check-out
Marca la reserva como finalizada y genera el resumen para el propietario si aplica.
💳 Registrar y verificar un pago
El Lobby centraliza la verificación de pagos. Sin hojas de cálculo paralelas ni preguntas por WhatsApp.
Abre la reserva desde el Lobby
Selecciona la reserva a la que quieres registrar un pago.
Registra el pago
Anota cuánto se pagó, cuándo y por qué vía. HostCasa lleva el historial completo.
Actualiza el estatus del pago
Marca como "Verificado". El Lobby mostrará el estatus actualizado para todo el equipo.
✅ Asignar tareas al equipo
El Studio reemplaza los grupos de WhatsApp para coordinación operativa.
Abre Studio → Nueva tarea
Puedes crearla desde cero o desde una reserva existente.
Define los detalles
Título, descripción, responsable, fecha límite y prioridad (urgente / normal / baja).
La persona responsable recibe la asignación
Ve la tarea en su vista personalizada de Studio y puede actualizarla a medida que avanza.
Cierra la tarea cuando esté lista
El historial queda registrado: quién la hizo, cuándo y cualquier nota relevante.
🗝️ Check-in y check-out
Los momentos de mayor coordinación. HostCasa hace que sucedan sin llamadas de último minuto.
Check-in
- Verifica que la tarea de limpieza esté cerrada en Studio antes del check-in.
- Confirma que el huésped tiene acceso a su app con los datos de entrada.
- Actualiza el estatus de la reserva a "Activa" en el Lobby.
Check-out
- Al momento del check-out, actualiza el estatus en el Lobby.
- Genera automáticamente las tareas de limpieza y revisión en Studio.
- Si aplica, genera el reporte para el propietario con el resumen de la estadía.
💬 Comunicarte con el huésped
El portal de clientes en el Lobby centraliza toda la comunicación. Sin cambiar de app.
Abre el Portal de Clientes en el Lobby
Selecciona al huésped o propietario con quien quieres comunicarte.
Envía mensajes, actualizaciones o documentos
El huésped los verá directamente en su app. Todo queda registrado con fecha y hora.
El huésped puede responder desde su app
Sus respuestas llegan al mismo hilo. Comunicación centralizada, no perdida en grupos de WhatsApp.
🧳 Qué ve el huésped en su app
La app del huésped es la experiencia que tu cliente tiene de tu operación. Es parte visible de tu propuesta de valor.
🏡 Qué ve el propietario en su portal
El propietario tiene acceso a su propia vista de la operación — sin necesidad de llamarte.
Cómo dar acceso a un cliente
El proceso toma menos de dos minutos.
Lobby → Portal de Clientes → "Nuevo cliente"
Selecciona si es huésped o propietario.
Completa sus datos y asocia a una reserva o propiedad
Nombre, correo o teléfono. Asocia el acceso a la reserva o propiedad que le corresponde.
Define qué información verá
Puedes activar o desactivar cada sección: pagos, instrucciones, actualizaciones.
Envía la invitación
El cliente recibe un enlace para acceder a su portal o descargar la app. Listo.
🏘️ Múltiples propiedades
HostCasa está diseñado para operadores que manejan más de una propiedad. Todo desde el mismo sistema.
Cada propiedad tiene su propio Lobby, Studio y Vault — con equipos, reservas y credenciales independientes. Un mismo miembro puede estar asignado a varias propiedades con roles distintos en cada una.
🛡️ Roles y permisos del equipo
Cada miembro tiene acceso solo a lo que necesita para hacer su trabajo.
| Rol | Acceso |
|---|---|
| Administrador | Acceso total: todos los módulos, configuración, facturación y gestión del equipo. |
| Gerente de propiedad | Lobby, Studio y Vault. Puede ver pagos y asignar tareas. No accede a configuración de cuenta. |
| Recepción | Lobby (reservas y portal de clientes). Studio (sus tareas asignadas). Vault limitado. |
| Housekeeping | Sus tareas en Studio. Puede ver el código de acceso si el administrador lo permite. |
| Mantenimiento | Sus tareas en Studio. Acceso a las credenciales de los sistemas que mantiene en Vault. |
Accesos seguros en Vault
El Vault no es un repositorio abierto. Cada entrada tiene control de acceso individual.
- Al crear o editar una entrada, define qué roles pueden verla.
- Puedes dar acceso individual sin que aplique a todo el rol.
- El historial de quién accedió a cada entrada queda registrado.
Integraciones y Cloud
HostCasa puede conectarse con las herramientas que ya usas y gestionar tu presencia digital desde el módulo Cloud.
- Calendarios de OTAs: Importa reservas de Airbnb, Booking y VRBO automáticamente.
- Pasarelas de pago: Conecta tu sistema de cobros para verificación automática en el Lobby.
- Cerraduras inteligentes: Integra con sistemas de acceso para automatizar códigos de entrada.
Qué puede hacer el Concierge
El Concierge es el único punto en HostCasa con visibilidad de todos los módulos al mismo tiempo.
Cómo entrenarlo en tu operación
El Concierge aprende de tu operación. Cuanto más información tiene, más útil se vuelve.
Completa el perfil de tu propiedad
Nombre, tipo, reglas de la casa, horarios de check-in/out, servicios incluidos.
Carga tus FAQs internas
Preguntas frecuentes de tu operación y sus respuestas correctas. El Concierge las aprende.
Conecta con los módulos activos
El Concierge tiene acceso automático a Lobby, Studio y Vault una vez configurados.
Casos de uso recomendados
El Concierge es más útil cuando la operación ya tiene información cargada en HostCasa.
| Situación | Qué hace el Concierge |
|---|---|
| Están por llegar 3 huéspedes distintos | Te da un resumen de las 3 reservas: estatus de pago, tareas completadas y accesos preparados. |
| Un huésped pregunta por el Wi-Fi a las 11pm | Responde directamente si tienes el canal configurado — sin que tú tengas que estar presente. |
| El propietario pregunta cómo va el mes | Genera un resumen rápido de ocupación e ingresos del período para que lo compartas. |
| Hay una tarea vencida en Studio | Te alerta e indica quién es el responsable para que puedas hacer seguimiento. |
❓ Preguntas frecuentes
Las dudas más comunes sobre HostCasa, respondidas sin rodeos.
🔧 Errores comunes y cómo resolverlos
Los problemas más frecuentes que encuentran los nuevos usuarios, y cómo resolverlos.
| Síntoma | Causa probable | Solución |
|---|---|---|
| No puedo ver las reservas en el Lobby | Las reservas aún no han sido registradas o importadas | Agrega las reservas manualmente o configura la integración con tu OTA. |
| Un miembro no puede acceder a Studio | El rol asignado no tiene permisos para ese módulo | Ve a Equipo → edita el miembro → revisa los permisos del rol. |
| El cliente no recibió la invitación a la app | El correo puede haber ido a spam, o el número era incorrecto | Desde el Portal de Clientes, reenvía la invitación o cambia el método de contacto. |
| El Concierge no responde sobre mi propiedad | El perfil de la propiedad está incompleto o sin entrenamiento | Completa el perfil de la propiedad y agrega FAQs en la sección de entrenamiento. |
| No veo el módulo Cloud en mi cuenta | El Cloud puede no estar incluido en tu plan actual | Consulta a hola@hostcasa.app para conocer las opciones de activación. |
📡 Cómo contactar a HostCasa
¿Tienes una pregunta que no está en este wiki? El equipo está disponible para ayudarte.